入退室管理システムって何？選び方やポイントを詳しく解説

オフィスや施設の安全性を確保するために導入される「入退室管理システム」。不正アクセスの防止や従業員の動線管理など、さまざまなメリットを提供します。しかし、導入を検討する際には、目的や運用方法に応じた適切なシステムを選ぶことが重要です。本記事では、入退室管理システムの基本的な仕組みや選び方のポイントについて詳しく解説します。この記事を参考に、安全で効率的な環境構築を目指してください。

入退室管理システムとは

入退室管理システムとは、オフィスや施設へのアクセスを管理し、許可された人だけが入退室できるように制限する仕組みです。セキュリティを強化し、業務効率化やトラブル防止を目的に導入されています。

主な機能

アクセス制御

従業員や訪問者に対して、あらかじめ設定した許可範囲でのみ入退室を許可します。これにより、不正アクセスや情報漏洩のリスクを低減します。

履歴記録

入退室の日時や人物を記録する機能があります。この履歴は、トラブル発生時の原因特定や従業員の動線分析に役立ちます。

リアルタイム監視

一部のシステムでは、入退室の状況をリアルタイムでモニタリングし、異常が発生した場合に通知を行う機能も搭載されています。

入退室管理システムを導入するメリット

入退室管理システムを導入することで、オフィスや施設のセキュリティを向上させるだけでなく、業務の効率化や安心感の向上といった効果が期待できます。

セキュリティの強化

入退室を管理することで、不正アクセスや情報漏洩を未然に防止できます。特に、機密情報を扱うエリアやサーバールームへのアクセス制限が重要です。

具体例

特定の従業員のみがサーバールームに入室できるよう設定
外部業者が訪問する際、ICカードを一時的に貸与しアクセスを制限

業務効率の向上

鍵の管理が不要になるため、運用が簡素化されます。また、入退室履歴を自動で記録するため、手動での管理が不要となり、管理業務が効率化します。

具体例

紛失リスクのある物理的な鍵を廃止し、ICカードや顔認証に切り替え
入退室履歴をもとに、従業員の動線や稼働状況を分析

安全で快適な環境の実現

従業員にとって安全な環境が整うことで、心理的な安心感が高まります。セキュリティ対策がしっかりしている企業は、採用面でも信頼性が高まります。

具体例

夜間や休日における侵入リスクを軽減し、安心して働ける環境を提供
セキュリティの高さを外部にアピールすることで、企業イメージの向上

入退室管理システムの選び方

適切なシステムを選ぶためには、導入目的や予算、運用方法を考慮する必要があります。以下のポイントを参考に、自社に最適なシステムを選びましょう。

必要な機能を明確にする

システム選定の第一歩は、どのような機能が必要かを明確にすることです。セキュリティ重視の環境か、効率的な業務運営を目指す環境かによって選ぶべき機能が異なります。

機能例

アクセス制限の範囲設定
履歴記録の保存期間
生体認証やスマートフォン連携

具体例

機密情報を扱う企業では、顔認証や指紋認証を導入
小規模オフィスでは、コストを抑えたICカード型システムを選択

スマートデバイスとの連携性を確認

近年の入退室管理システムは、スマートフォンやタブレットと連携することで運用がより効率化されています。遠隔管理やリアルタイム通知が可能なシステムを選ぶことで、さらに利便性が向上します。

具体例

スマートフォンアプリで遠隔操作や解錠を実施
入退室の異常をリアルタイムで通知する機能を活用

コストパフォーマンスを重視する

システム導入時には、初期費用とランニングコストのバランスを考える必要があります。また、運用に必要なトレーニングやメンテナンスコストも考慮しましょう。

具体例

大規模企業では、クラウド型システムを導入してメンテナンスコストを削減
中小企業では、低コストで運用可能なシンプルなシステムを選択

選定ポイント	詳細	具体例
必要な機能	生体認証、ICカード、履歴管理など	機密エリア用の顔認証システムを導入
スマートデバイス連携	スマホアプリや遠隔操作を利用できるか	スマートフォンで入退室の管理を実現
コストパフォーマンス	初期費用と運用コストのバランスを考慮	小規模オフィス向けの低コストシステムを選択